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会议常识
会议经费预算包括哪些内容?

  除单位内部的一些例会外,组织会议有一定的开支,事先做出会议经费预算是保证会议顺利进行的重要一环.会议预算应本着节约、精简、实用、周到的原则,严禁铺张浪费、滥发钱物、以会谋私。

  (一)、会议开支的项目
  一、交通费用
  1.出发地至会务地的交通费用---包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通费用.
  2.会议期间交通费用---主要是会务地交通费用,包括住宿地至会场的交通、会场到餐饮地点的交通、会场到商务交际地的交通、商务考察参观游览交通以及与会人员其他可能使用的交通费用.
  3.欢送交通及返程交通费用---包括航班、铁路、公路、客轮,以及住宿地至车站、机场、码头的交通费用.
  二、会场费用
  1.会场租金.通常情况,场地租金已经包含某些常用设施,如音响系统、桌椅、黑白板、油性笔、粉笔等,但有一些非常规设施不在其中,如投影设备、临时性的装饰物、展览架等,如果需要则要另算租金.
  2.会场设备的租赁费用.主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等.这些会议设备由于品牌、产地及新旧不同,租金可能很大的差异.
  3.会场布置费用.一般的会议可能不需要专门布置,但对于有特别布置要求的会场,如产品发布会、联谊会、庆祝会等,则需要根据会议主题进行专门布置.由于布置的档次、内容、气氛各不相同,这笔费用一定要先做出尽可能精确的预算.
  4.其它支持费用.包括广告、印刷、礼仪、秘书服务、运输、娱乐、媒体、公共关系等.
  三、住宿费用
  住宿费有些是完全价格,有些需要另加收政府税金,还有些可以通过各种渠道获得较好的折扣.不同价格和档次的宾馆所提供的服务也不一样,事先应了解清楚。住宿费根据会议情况可选择全部由代表自行承担、会议主办单位承担一部分、会议主办单位全部承担等几种形式。不管采用哪咱形式,会前一定要告知与会代表。
  四、餐饮费用​
  餐饮费根据会议的档次、规模、目的的不同而有很大的区别。
  1.早中晚三餐
  通常是自助形式,也可以采取围桌式就餐,费用按人娄计算即可。但考虑到会议就餐的特殊性和原材料的预备,预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有可能拒绝按实际就餐人数进行结算,而改为按预定人数收取费用。如果需要安排专门的宴会,则需对菜单、程序、方式进行专门的设计,其费用也根据档次、内容的不同而不同。
  2.洒水及服务费
  如果在高星级酒店就餐会收取一定比例的服务费,而且餐厅一般谢绝主办方自带洒水,如果自带可能会另加收服务费。
  3.会场茶歇 此项费用基本是按人数预算的,预算时可以提出不同时段茶歇的食物、饮料组合,再加上一定比例的服务费。
  五、游览费用
  会议结束后,通常安排与会代表参加一些有特点的游览活动,费用根据游览内容、人数、天数来定。最好与当地旅行社联系,以便为代表提供专业服务。
  六、宣传交际费
  包括与新闻部门联系、现场录音、录像、采访、宣传,召开新闻发布会,与有关协作方交际的费用。
  七、各种耗材费用
  如胶卷、磁带、光盘、纸张、文具等。
  八、会议纪念品
  一些会议会为与会代表准备纪念品,纪念品的选择要与会议主题相关,同时体现当地特点,费用一般不宜太高,但一定要有纪念意义。
  九、工作人员劳务费
  十、各种临时费用
  如卫生勤杂、临时采购、临时司乘、打印复印、临时运输、临时道具、传真通信、快递服务、临时翻译、礼仪司仪等。
  经费预算做好后,除向有关领导部门汇报外,还要及时归档,以备会议过程中随时查阅以及会后审计。有一些公开性的会议也可以通过吸引社会赞助来筹集资金,但要注意不要过分强调其经济目的,否则就会改变会议本身的性质。

  (二)、 会议经费预算表的格式​
  会议经费预算表应包括以下内容:
  1、会议基本信息
  包括会议的主题、起止时间、地点、参加人员、人数、要求等。
  2、会议目的和意义
  会议预算应该清楚、简要地写明会议的目的和意义,以便为预算提供充分的理由。
  3、会议的主要经费开支项目
  尽可能列出会议全部的经费开支项目,重要项目不得遗漏,否则会给经费审批、会议动作带来很多问题。
  4、每个项目的经费
  做预算之前要对有关的行情进行认真调查和比较,经费尽可能准确、实际。预算经费过高或过低都会直接影响会议工作的进行。
  5、备用金​
  每个会议的预算都不可能完全准确,而且有可能会产生一些临时性费用。因此,一定要准备一定数目的预备金。预备金的具体数目可以根据会议的规模、档次、人员来定。

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