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会议常识
会议组的组成和人员选择

  一、成立会议组
  为了保证会议的顺利进行,会务人员要进行分工,既各负其责, 又相互配合,共同完成会议准备工作.小型会议只需设立会务组,选派专人进行会议的筹划、组织、安排、协调等工作;大中型会议,则要建立完善的会议组织机构,将各项工作任务细分到各小组,各小组在统一指挥下,分工合作,共同承担会务工作,一般来讲,每次会议先设置会务领导小组,小组负责人一般分为单位主要领导人担任.下设风个小组,一般包括:
  (1)、秘书组:负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务。
  (2)、材料组:负责会议材料的印制、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。
  (3)、组织组:负责代表的编组、签到、代表资料审查、会议协调、会议进程的控制等。
  (4)、技术组:负责会议各种设备的安装、调试、维护等工作。
  (5)、宣传组:负责对外联络沟通、宣传报道,以及会议的摄影、录音、录像等工作。
  (6)、后勤组:负责会议期间的后勤保障,包括代表的食宿、交通、娱乐、各种生活用品的供应,各种票证的准备与制作,返程车船机票的预订工作。
  (7) 、保卫组:负责会议的安全保卫和保密工作。
  不同档次、规模的会议有不同的分组方法,但主要是根据会务工作的内容进行分工。

  二、选择会务人员
  会议组织有不同的任务,需要安排不同的工作人员来具体承担.选择会务人员既要考虑工作人员兴趣、能力、工作方式和工作特点,也要考虑人员性格、愿意、需要等心理因素,尽可能做到人尽其用。
  一般而言,秘书组和组织组需要个性外向,语言能力强,善于沟通,应变能力好的人员;后勤组和材料组需要工作细心,踏实稳重,思维周密的人员;技术组要求专业知识扎实,动手能力强,能够处理各种现场问题的人员;宣传组需要有一定艺术修养和设计能力,熟悉各种宣传手段的人员;保卫组要求冷静坚定,目光敏锐,观察力强,反应敏捷,动作迅速的人员。

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